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Consejo para la Transparencia aconsejó al Gobierno saliente frente al cambio de mando

No borrar correos y que los archivos “secretos o reservados” deben entregarse, haciendo mención a la obligación de guardarlos “en condiciones que garanticen su preservación y seguridad, durante el plazo de diez años” son algunas de las recomendaciones.

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Por: - 29 diciembre, 2017 - Comentarios

El Consejo para la Transparencia envió un escrito a 349 instituciones públicas con recomendaciones sobre el  manejo de información y trato de los documentos públicos y privados de los funcionarios. Todo esto de cara al cambio de gobierno.

El documento incluye 17 sugerencias y lo firmó el presidente del CPLT, Marcelo Drago, quien comentó que “además de facilitar el proceso de transición al que se enfrentarán los organismos públicos, estas recomendaciones pretenden garantizar el acceso a la información de todos los ciudadanos a través de la Ley de Transparencia, avalando la disponibilidad y archivo de documentos que al ser del Estado, son también de todos los chilenos”.

“Lo que se busca también es darle continuidad a la gestión administrativa de las instituciones de manera clara, pero por sobre todo transparente. Los organismos, y en particular los funcionarios, deben estar tranquilos pues la conservación de correos o documentos sólo responde a una lógica que pretende mejorar el trabajo de las reparticiones y permitir un efectivo control social de los ciudadanos”, explicó Drago.

Entre los puntos más relevantes están:

No borrar correos electrónicos

El comunicado enfatizó en la necesidad de que “los órganos y servicios públicos que hagan uso de medios de comunicación electrónicos, tales como correos electrónicos, conserven los registros de estas comunicaciones y guarden respaldo institucional de los mismos, con el objeto de dejar constancia de la transmisión y recepción efectuadas por medios electrónicos y del contenido de los mismos”.

Esta medida tiene mucha importancia dado que en el pasado ha generado conflictos por su no cumplimiento. Casos como el formateo del computador que el hijo de la presidenta Michelle Bachelet, Sebastián Dávalos, es un ejemplo.

Documentos secretos o reservados

Los documentos declarados como “secretos o reservados” deberán entregarse, haciéndose mención a la obligación de guardarlos “en condiciones que garanticen su preservación y seguridad, durante el plazo de diez años, sin perjuicio de las normas que regulen su entrega al Archivo Nacional”. Éstos tienen que ser entregados en forma actualizada.

Continuidad en transparencia activa

Hay información que por ley debe permanecer en los sitios web de los organismos, desde el CPLT recordaron que su actualización se debe efectuar los primeros 10 días hábiles del mes de marzo, siendo “responsabilidad de las autoridades que a esa fecha estén ejerciendo el cargo”.

Asimismo, la información de respaldo de tal publicación deberá ser entregada a las nuevas autoridades en forma ordenada y completa, velando porque exista absoluta coherencia entre lo entregado y lo informado en el sitio electrónico del órgano o servicio”.

 Tratamiento de documentos

Asimismo, el Consejo plantea que para no entorpecer el ejercicio del acceso a la información, toda la información relacionada con una solicitud de este tipo, ya sean resoluciones, actas, expedientes, contratos, acuerdos, entre otros, “deberán quedar en los archivos del respectivo organismo en soporte papel o electrónico, de manera que se encuentre a disposición de las futuras autoridades y de los ciudadanos que los requieran mediante un procedimiento que asegure tanto su integridad y completitud como una búsqueda expedita”.

Correspondencia de la Presidencia de la República

La correspondencia, recibida y emanada del presidente de la República o las autoridades respectivas en el ejercicio de su cargo, debe mantenerse, en original o copia, los cuales serán guardados en los archivos de la Administración del Estado. Esto pues se trata de información a la que puede acceder cualquier persona en el uso de su derecho, salvo que existan causales de reserva previstas en la ley.

Trato de documentos

“Los documentos de los ministerios y demás órganos y servicios públicos que hayan cumplido cinco años de antigüedad deben ser enviados al Archivo Nacional, conforme lo dispone el art. 14 d) del D.F.L. N°5.200/1929 del Ministerio de Educación. En caso de no darse cumplimiento a esta obligación en el plazo indicado, la información referida deberá permanecer en los órganos o servicios de la Administración del Estado, adoptando a su respecto las medidas de conservación necesarias”, se señala el documento.

Vida privada

Frente al cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada, aquellas autoridades que dejen sus cargos deberán actualizar el registro de las bases de datos en el Registro Civil. Al mismo tiempo, hay que informar del listado actualizado de los bancos de datos registrados a la nueva autoridad, “con el objeto que se mantengan o adopten las medidas de seguridad requeridas”.

Lobby y gestión de intereses particulares

El Consejo también precisó que las autoridades salientes tienen que informar a las nuevas, el registro de audiencias, donativos y viajes efectuados, para efectos de su publicación por transparencia activa. También tienen que entregar datos de audiencias y reuniones pendientes.

Patrimonio e intereses

Además, en lo que respecta a las declaraciones de patrimonio e intereses, el organismo recalca que la autoridad saliente deberá informar a “las nuevas autoridades el nombre de las personas que no han efectuado oportunamente la declaración, así como las declaraciones de patrimonio e intereses que se encuentren efectuadas y pendientes de ser remitidas a la Contraloría General de la República”. Quienes dejen el gobierno tienen que hacer sus declaraciones por cese de funciones en los 30 días posteriores y quienes ingresen también, en el mismo plazo tras la asunción del cargo.

Fuente: Emol

 

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